V Obecných pravidlech pro žadatele a příjemce, kapitola 28 „Uchovávání dokumentů“, je povinnost uchovávat v rámci dokumentů k uskutečněným aktivitám projektu toto: „U poradenství seznam osob, které poradenství/konzultaci obdržely, doplněný podpisy těchto osob“.
Vzhledem k tomu, že klientům jsme ze zákona o sociálních službách u služeb sociální prevence povinni nabídnout poskytnutí služby i anonymně a vzhledem k tomu, že část poradenství probíhá telefonicky, e-mailem nebo mimo kancelář, není možné shromažďovat podpisy klienta.
O poskytování služby jsou vedeny záznamy v elektronickém systému, ale další dokumentace obsahující podpisy nebo osobní údaje klientů nemusí být ze zákona s ohledem na princip nízkoprahovosti pořizována. U klientů, kteří obdrželi podporu vyšší než 40 hodin, jsou navíc vyplňovány monitorovací listy stvrzující jejich zapojení do projektu a čerpání služeb.
Prosím tedy o informaci, jak ke zmíněnému bodu přistupovat.
Děkuji, Kateřina Goldová
Dobrý den,
stačí u každého takového klienta podpis na souhlase se zpracováním osobních údajů a zbytek evidence může být v elektronické podobě (pokud elektronický systém umožní jednoznačnou identifikaci klienta)? Jde o to, že klientů a intervencí je obrovské množství (v řádech tisíců) a je pro nás nezvladatelné nechat podepisovat klientem každou dílčí intervenci.
S pozdravem K. Goldová
Dobrý den, pokud vedete klienty jako neanonymní, pak je nutný jejich podpis i identifikace. Jedná se o klienty v projektu zařazené do indikátoru 6 00 00 Celkový počet účastníků.
S pozdravem Š.Müllerová
Dobrý den,
děkuji za odpověď. Zákon o sociálnych službách ukládá, že každá služba musí být nabídnutá i jako anonymní. My evidujeme také klienty, kteří nejsou anonymní. Platí pro tyto klienty stejné pravidla, tj. nemusíme dokládat jejich podpisy stejně jako u anonymních klientů? Jedná se vlastně o neanonymní klienty ve službě, která má možnost být anonymně poskytnuta.
S pozdravem
Kateřina Goldová
Pokud Vám zákon umožňuje službu poskytovat anonymně, není nutné k osobám takovouto službou podpořeným dokládat podpisy. Nutné je však podpořené klienty a práci s nimi evidovat (tj. jejich seznam - i za použití vlastních kódů) a tuto evidenci uchovávat, jak o tom hovoří hned následující odstavec v Obecných pravidlech (kap 28):
"V případě poskytovaní specifických sociálních služeb (např. terénní programy), kdy není možné z důvodu respektování anonymity klienta zajistit dohody, seznamy a podpisy klientů, má příjemce povinnost archivovat doklady, ze kterých vyplývá datum, hodina, druh poskytnuté služby a podpis zodpovědného pracovníka."
S pozdravem
Michal Merhaut, MPSV
Žádné otázky |
Dobrý den, podpis samozřejmě není nutný u každé intervence vzhledem k množství, jen Vámi uvedená evidence nesmí být v rozporu se zákonem o sociálních službách č.108/2016 Sb. a předpisech souvisejících.
S pozdravem Š.Müllerová