Zpět

Tvorba přehledového procesního schématu MHMP

Operační program: Operační program Lidské zdroje a zaměstnanost

Číslo zakázky: 10106

Název zakázky: Tvorba přehledového procesního schématu MHMP

Druh zakázky: Služby

Datum vyhlášení výzvy k podání nabídek: 23. 9. 2014

Související projekt/y:

Název/obchodní firma zadavatele: Hlavní město Praha

Sídlo zadavatele: Mariánské náměstí 2, 110 01, Praha 1

Osoba oprávněná jednat jménem zadavatele:
  • Jméno: Ing. Radovan Košťál, Ph.D., +420 236 00 2360, radovan.kostal@praha.eu

IČ zadavatele: 00064581

DIČ zadavatele: CZ00064581

Kontaktní osoba zadavatele ve věci zakázky:
  • Jméno: Ing. Marie Tobolová
  • Telefon: 236 00 2008
  • E-mail: marie.tobolova@praha.eu

Lhůta pro podání nabídek: 8. 10. 2014 10:00

Místo pro podání nabídek:
Hlavní podatelna, Mariánské nám. 2, 110 01 Praha 1

Popis (specifikace) předmětu zakázky:

Předmětem veřejné zakázky s názvem „Tvorba přehledového procesního schématu MHMP“ je vytvoření Přehledového procesního schématu MHMP, Metodiky jeho využití pro zefektivnění procesů probíhajících na MHMP a zefektivnění samotného řízení těchto procesů (dále jen „Metodiky“) a dále odborné proškolení zaměstnanců MHMP v oblasti vytvořené Metodiky. Předmět veřejné zakázky je rozdělen na tři Etapy:

Etapa I.: Přehledové procesní schéma MHMP

Etapa I. bude rozdělena do několika klíčových kroků:

a)     Identifikace jednotlivých procesů a subprocesů, rozdělení na hlavní, řídící a podpůrné, identifikace vlastníků procesů, popř. garantů skupin procesů včetně ověření základního návrhu, struktury a rozsahu Přehledového procesního schématu s identifikovanými vlastníky.

Odhadovaná minimální pracnost nezbytná pro realizaci tohoto dílčího kroku je 500 člověkohodin.

b)     Rozpracování detailních popisů procesů (do úrovně aktivit) včetně identifikace vstupů a výstupů, personálních a materiálních zdrojů, vazeb na legislativní rámec, vnitřní předpisy a pravidla MHMP, identifikace případných rizik procesu, popisy vazeb mezi procesy navzájem. Součástí tohoto dílčího kroku bude také zaznamenání návrhů a doporučení na možnou optimalizaci procesů a subprocesů navrhovanou samotnými vlastníky jednotlivých procesů a subprocesů v průběhu realizace tohoto dílčího kroku.

Odhadovaná minimální pracnost nezbytná pro realizaci tohoto dílčího kroku je 1900 člověkohodin.

c)     Zpracování všech výstupů ve formě grafického zákresu a popisné tabulky (Karty procesu) pro každý proces a subproces, pro skupinu procesů bude výstupem zjednodušený grafický zákres.

Výstupní materiál ve formátu Závěrečné zprávy nebo obdobném (v tištěné i elektronické podobě) bude dále obsahovat zjištěné návrhy a doporučení na optimalizaci procesů a subprocesů identifikované vlastníky procesů, popř. garanty skupin procesů. Vizualizované Přehledové procesní schéma MHMP bude dodáno také ve formátu použitelném v editovatelné formě s možností další aktualizace této procesní analýzy Zadavatelem.

Odhadovaná minimální pracnost nezbytná pro realizaci tohoto dílčího kroku je 300 člověkohodin.

Zadavatel vyžaduje pro klíčové kroky a) a b) využití metody dodavatelem moderovaných pracovních schůzek s vlastníky procesů a garanty skupin procesů.

Celková minimální odhadovaná pracnost realizace této Etapy je 2700 člověkohodin.

Etapa II.: Metodika pro kontinuální přezkum efektivity procesů a optimalizace procesů

Etapa II. bude rozdělena do několika klíčových kroků:

a)     Identifikace rozsahu působnosti a platnosti Metodiky včetně návrhů pro její implementaci do prostředí MHMP a formulace dalších možných využití.

b)     Detailní rozpracování souboru metodických návrhů a doporučení minimálně včetně:

·         postupů pro ověřování platnosti dodavatelem vytvořeného Přehledového procesního schématu MHMP a zapracování návrhů a změn,

·         návrhů pro zlepšování a optimalizaci jednotlivých procesů a subprocesů,

·         návrhů a opatření pro identifikaci a eliminaci duplicitních a redundantních procesů,

·         návrhů pro nastavení intervalů a zahájení jednotlivých kontrol a přezkumných činností.

c)     Detailní rozpracování návrhů a doporučení na možnou optimalizaci procesů a subprocesů na základě profesní zkušenosti a znalosti dodavatele v oblasti procesního řízení a optimalizace procesů a to v minimálním rozsahu 2 procesů anebo subprocesů v následujícím členění:

·         hlavní procesy

·         řídící procesy

·         podpůrné procesy

Součástí tohoto dílčího kroku není samotná realizace navrhovaných doporučení na optimalizaci procesů a subprocesů.

d)     Zpracování všech výstupů do jednotného dokumentu nebo sady dokumentů (formát MS Office), který (která) bude obsahem, formátem a rozsahem odpovídat výše uvedeným požadavkům zadavatele.

Celková minimální odhadovaná pracnost realizace této Etapy je 120 člověkohodin.

 

Etapa III.: Proškolení v oblasti vytvořené Metodiky

Etapa III. bude rozdělena do následujících klíčových kroků:

a)     příprava vzdělávacích akcí, tj. rozdělení všech identifikovaných garantů skupin procesů, vlastníků procesů a dalších osob do jednotlivých skupin, nastavení harmonogramů, příprava školících materiálů (v elektronické editovatelné podobě),

b)     vlastní provedení školení všech účastníků a to formou prezenčního skupinového školení zahrnujícího minimálně školení v oblasti práce s Přehledovým procesním schématem MHMP s časovou dotací alespoň 2 hodiny na každou skupinu, kdy jedna skupina bude mít maximálně 18 osob z řad zaměstnanců MHMP. Součástí tohoto školení bude také proškolení všech účastníků v navržené Metodice. Každý dílčí běh školení bude ukončen závěrečným testem, kterým účastníci školení prokáží základní znalost navržené Metodiky a schopnost jejího dalšího využití.

Vzdělávání bude provedeno v interních prostorách MHMP po schválení navržených harmonogramů vzdělávacích akcí příslušnými odpovědnými zaměstnanci MHMP.

Celková minimální odhadovaná pracnost realizace této Etapy je 80 člověkohodin.

Požadovaným výstupem výše uvedených Etap plnění veřejné zakázky je sada dokumentů ve formátu MS Office a vizualizačního nástroje (software), která bude obsahem, formátem a rozsahem odpovídat výše uvedeným požadavkům zadavatele (v elektronické formě v editovatelné podobě).

Zadavatel vyžaduje pro všechny Etapy projektu úzkou kooperaci s interním projektovým týmem zadavatele. Dalšími požadavky jsou:

·         průběžný měsíční reporting o provedených pracích na projektu ve struktuře minimálně:

o   datum

o   identifikace Etapy a aktivity

o   jméno konzultanta dodavatele

o   popis činnosti

o   jméno zaměstnance MHMP pokud byl na činnosti přítomen

o   počet hodin

·         záznamy z jednání se zaměstnanci MHMP

·         průběžné výstupy z projektu na měsíční bázi.

Předpokládaná hodnota zakázky v Kč: 1800000,00 bez DPH

Lhůta dodání / časový harmonogram plnění /doba trvání zakázky:
Do 9-ti měsíců od podpisu smlouvy oběma smluvními stranami

Místo dodání / převzetí plnění:
Objekty Magistrátu hlavního města Prahy

Pravidla pro hodnocení nabídek:
Nabídková cena Metodologie a návrh řešení

Požadavky na prokázání kvalifikace dodavatele:
Základní kvalifikační předpoklady Uchazeč prokazuje splnění základních kvalifikačních předpokladů předložením čestného prohlášení, z jehož obsahu bude zřejmé, že uchazeč splňuje kvalifikační předpoklady dle § 53 odst. 1 písm. a) až k) ZVZ. Profesní kvalifikační předpoklady Splnění profesních kvalifikačních předpokladů prokáže uchazeč, který předloží kopie následujících dokladů: a) výpis z obchodního rejstříku, pokud je v něm zapsán, či výpis z jiné obdobné evidence, pokud je v ní zapsán, ne starší 90 dnů, b) doklad o oprávnění k podnikání podle zvláštních právních předpisů v rozsahu odpovídajícím celému rozsahu předmětu veřejné zakázky, zejména doklad prokazující příslušné živnostenské oprávnění či licenci. Zadavatel stanoví, že doklady dle shora uvedeného písm. b) je uchazeč povinen předložit v rozsahu oprávnění k poradenské a konzultační činnosti, zpracování odborných studií a posudků a v rozsahu oprávnění k mimoškolní výchově a vzdělávání, pořádání kurzů, školení, včetně lektorské činnosti dle zákona č. 455/1991 Sb., živnostenský zákon, ve znění pozdějších předpisů. Ekonomické a finanční kvalifikační předpoklady prokazuje uchazeč předložením čestného prohlášení. Technické kvalifikační předpoklady Zadavatel požaduje k prokázání splnění technických kvalifikačních předpokladů uchazečem předložení níže uvedených dokladů prokazujících dále popsané skutečnosti: Seznam významných služeb Uchazeč prokáže tento kvalifikační předpoklad předložením seznamu významných služeb poskytnutých uchazečem v posledních 3 letech. Tento seznam bude předložen ve formě čestného prohlášení, kde uchazeč strukturovaně (v podobě tabulky) uvede následující údaje: • název objednatele, kontaktní osoba objednatele, • název předmětu plnění, v rámci kterého byly významné služby provedeny, • popis realizovaných významných služeb, • celkový rozsah plnění realizovaný v rámci uváděných významných služeb (ve finančním vyjádření v Kč bez DPH), • dobu a místo provedení významných služeb, • k prokázání, které služby z níže uvedených významných služeb je údaj uveden (uvedením písmene a) až b) dle níže uvedeného členění), • údaj o tom, zda je přiloženo osvědčení o řádném provedení významných služeb objednatele nebo smlouva a doklad o uskutečnění plnění uchazeče. Přílohou tohoto seznamu musí být osvědčen í vydané veřejným zadavatelem. Toto osvědčení musí potvrzovat poskytnutí alespoň jedné významné služby blíže specifikované pod písm. a) a alespoň dvou významných služeb blíže specifikovaných pod písm. b) dále. Za poskytnutí významné služby zadavatel považuje: a) kompletní poskytnutí služby v oblasti popisů procesů a jejich grafického znázornění do podoby procesních modelů nebo map, procesního auditu, měření a vyhodnocování procesů pro veřejného zadavatele ve smyslu ustanovení § 2 odst. 2 Zákona o minimálním finančním objemu 1.500.000 Kč bez DPH vztaženo k jedné službě; b) kompletní poskytnutí služby v oblasti popisů procesů a jejich grafického znázornění do podoby procesních modelů nebo map, procesního auditu, měření a vyhodnocování procesů pro veřejného zadavatele ve smyslu ustanovení § 2 odst. 2 Zákona o minimálním finančním objemu 750.000 Kč bez DPH vztaženo k jedné službě. Zadavatel požaduje, aby součástí alespoň jedné z výše uvedených významných služeb byla i tvorba Metodiky pro využití popisů procesů a procesních modelů nebo map pro zadavatele anebo obdobné Metodiky pro přezkum efektivity procesů a optimalizace procesů. Vzdělání a odborná kvalifikace realizačního týmu Uchazeč prokáže tento kvalifikační předpoklad předložením čestného prohlášení, které bude obsahovat seznam vedoucích zaměstnanců uchazeče nebo osob v obdobném postavení a seznam osob odpovědných za realizaci veřejné zakázky v níže požadovaném členění, a doložením jejich odborné kvalifikace v níže specifikovaném rozsahu. V předloženém seznamu osob realizačního týmu uchazeč prokáže složení a kvalifikaci projektového manažera, minimálně tří konzultantů pro oblast mapování procesů a procesního modelování. Uchazeč u tohoto týmu uvede titul, jméno, příjmení, datum narození, údaj zda se jedná o zaměstnance nebo osobu v jiném vztahu k uchazeči – v tomto případě uvede uchazeč v jakém vztahu k němu osoba je, nejvyšší dosažené vzdělání v oboru odpovídajícímu předmětu veřejné zakázky (bude doloženo kopií dokladu o nejvyšším dosaženém vzdělání), přehled profesní praxe vztahující se k předmětu veřejné zakázky včetně popisu funkce, kterou při realizaci zakázky vykonával a čestné prohlášení každého člena realizačního týmu o pravdivosti uvedených údajů. Projektový manažer – uchazeč je ve vztahu k této osobě povinen doložit: • doklad o ukončeném vysokoškolském vzdělávání (magisterského studijního programu); • doklad o prokázání znalosti českého jazyka (např. maturitní vysvědčení, vysokoškolský diplom, certifikát CCE-C1, popřípadě obdobný); • čestné prohlášení, ze kterého bude vyplývat praxe v oboru (oblast procesního modelování, popisu procesů, procesního auditu) minimálně v délce 5 let, z toho nejméně 3 roky v oblasti řízení projektů procesního a organizačního poradenství na pozici projektového manažera a z toho nejméně 2 roky v oblasti veřejné správy; • čestné prohlášení, ze kterého bude vyplývat odborná praxe spočívající v účasti alespoň na dvou projektech (v posledních třech letech) v oblasti procesního modelování, a to na pozici projektového manažera. Přičemž alespoň jeden z těchto projektů musel být realizován v prostředí veřejného zadavatele ve smyslu ustanovení § 2 odst. 2 Zákona. Konzultant pro oblast mapování procesů a procesního modelování – uchazeč je ve vztahu k této osobě povinen doložit: • doklad o ukončeném vysokoškolském vzdělávání (magisterského studijního programu) zaměření; • doklad o prokázání znalosti českého jazyka (např. maturitní vysvědčení, vysokoškolský diplom, certifikát CCE-C1, popřípadě obdobný); • čestné prohlášení, ze kterého bude vyplývat praxe v oboru (oblast procesního modelování, popisu procesů, procesního auditu) minimálně v délce 5 let na pozici konzultanta či specialisty procesního modelování z toho nejméně 2 roky v oblasti veřejné správy; • čestné prohlášení, ze kterého bude vyplývat odborná praxe spočívající v účasti alespoň na dvou projektech (v posledních třech letech) v oblasti mapování procesů a procesního modelování, a to na pozici konzultanta či specialisty procesního modelování. Přičemž alespoň jeden z těchto projektů musel být realizován v prostředí veřejného zadavatele ve smyslu ustanovení § 2 odst. 2 Zákona.

Požadavek na písemnou formu nabídky:
Nabídka musí být zadavateli podána v listinné podobě. Veškeré doklady či prohlášení, u nichž je vyžadován podpis uchazeče, musejí být podepsány statutárním orgánem uchazeče; v případě podpisu jinou osobou musí být originál nebo úředně ověřená kopie jejího zmocnění doloženy v nabídce.

Požadavek na uvedení kontaktní osoby dodavatele:
Uchazeč ve své nabídce uvede kontaktní osobu ve věci zakázky, její telefon a e-mailovou adresu.

Požadovaný jazyk nabídky: Nabídka musí být zpracována v českém jazyce.

Povinnost uchovávat doklady a umožnit kontrolu: Ve smlouvě uzavírané s vybraným dodavatelem bude dodavatel zavázán povinností umožnit osobám oprávněným k výkonu kontroly projektu (zejm. poskytovateli, MPSV, MF, NKÚ, EK, Evropskému účetnímu dvoru), z něhož je zakázka hrazena, provést kontrolu dokladů souvisejících s plněním zakázky, a to po dobu danou právními předpisy ČR k jejich archivaci (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty).

Varianty nabídky: Každý uchazeč o zakázku je oprávněn předložit zadavateli pouze jednu nabídku. Pokud uchazeč poruší podmínku uvedenou v předchozí větě, nebude žádná z jeho nabídek hodnocena.

Zadávací řízení se řídí:
Metodickým pokynem pro zadávání zakázek v OP LZZ D9 ve verzi 10.1, Pravidly pro zadávání veřejných zakázek v podmínkách hlavního města Prahy, schválenými usnesením Rady hl. m. Prahy č. 1273 ze dne 17.8.2010, ve znění usnesení Rady hl. m. Prahy č. 2557 ze dne 17.12.2013. Na zadávací řízení se neaplikují ustanovení zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách.

Další podmínky:
Zadavatel požaduje, aby uchazeč předložil v nabídce návrh Smlouvy o dílo podepsaný osobou oprávněnou jednat jménem uchazeče nebo za uchazeče, který bude svým obsahem (tj. vymezením předmětu plnění, práv zadavatele, povinností uchazeče, jakož i dalších ustanovení, ze kterých mohou vyplývat práva zadavatele či povinnosti uchazeče) zcela odpovídat návrhu Smlouvy o dílo uvedené v příloze č. 1 zadávací dokumentace. Je-li návrh Smlouvy o dílo podepsán zmocněncem, musí být v nabídce originál nebo úředně ověřená kopie plné moci, která byla takové osobě pro tento případ udělena. Nabídka, která nebude obsahovat podepsaný návrh Smlouvy o dílo ve znění přílohy č. 1 této zadávací dokumentace, nesplní požadavek zadavatele uvedený v zadávacích podmínkách s následkem vyloučení uchazeče. V podrobnostech viz zadávací dokumentace.

Soubory ke stažení:

Způsob ukončení zadávacího řízení: Vybrán dodavatel

Pořadí hodnocených nabídek:

  • Vítězný dodavatel
    Název: Equica, a.s.
    IČ: 26490951
    DIČ: CZ26490951
    Sídlo: Rubeška 215/1, 190 00 Praha 9 - Vysočany
    Osoba oprávněná jednat jménem dodavatele: Bc. Vladimír Matějíček
    Poznámka k dodavateli:

  • 2. uchazeč
    Název: Deloitte Advisory s.r.o.
    IČ: 27582167
    DIČ: CZ27582167
    Sídlo: Karolinská 654/2, Praha 8, PSČ 186 00

  • 3. uchazeč
    Název: SOFO Group a.s.
    IČ: 27243389
    DIČ: CZ27243389
    Sídlo: Ovocný trh 572/11, 110 00 Praha 1

  • 4. uchazeč
    Název: M.C.Triton, spol. s r.o.
    IČ: 49622005
    DIČ: CZ49622005 
    Sídlo: Evropská 846/176a, 160 00 Praha 6

Datum ukončení: 12. 3. 2015

 
Uveřejněno: 23. 9. 2014
 
Aktualizováno: 6. 5. 2016