Zpracování osobních údajů v OPZ

Zpracování osobních údajů se s účinností od 25. 5. 2018 řídí Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Obecné nařízení o ochraně osobních údajů“).

V OPZ probíhá zpracování osobních údajů:

účastníků projektů, které byly z prostředků OPZ podpořeny,
osob, které jsou uvedené v datech projektu v MS2014+, které žadatel/příjemce, předá Řídicímu orgánu OPZ (např. kontaktní osoba projektu, statutární zástupce žadatele či partnera, člen realizačního týmu),
hodnotitelů žádostí o podporu a dalších osob, které se přihlásily jako zájemci o zařazení do databáze hodnotitelů OPZ,
kontaktních osob zadavatelů zakázek, které jsou spolufinancovány z projektů podpořených z OPZ,
kontaktních osob pro akce realizované v rámci projektů podpořených z OPZ,
osob jednajících za realizátory projektů podpořených z OPZ ve věci licenčních či podlicenčních smluv v rámci Databáze produktů,
registrovaných uživatelů portálu OPZ a účastníků akcí Řídicího orgánu OPZ.

Řídicí orgán OPZ nakládá také s osobními údaji osob, jejichž odměňování je financováno (či částečně financováno) z rozpočtu projektu podpořeného z OPZ, z části vyhrazené na osobní náklady projektu. Pro tyto osoby ovšem Řídicí orgán OPZ není správcem osobních údajů, tyto osobní údaje jsou zpracovávány Řídicím orgánem OPZ coby orgánem veřejné moci, který je oprávněn ke zpracování osobních údajů v rámci zvláštního šetření v souladu s právem členského státu jakožto poskytovatel dotace/podpory a orgán provádějící veřejnosprávní kontrolu. Správcem těchto osobních údajů zůstává zaměstnavatel. Obdobně Řídicí orgán OPZ při kontrole dodržení pravidel pro výběr dodavatele nakládá s osobními údaji osob na straně subjektů, které se zapojily do výběrových/zadávacích řízení.

Zpracování osobních údajů účastníků projektů (tj. podpořených osob)

Zpracování osobních údajů účastníků projektů (tj. podpořených osob) zajišťuje Řídicí orgán OPZ jakožto správce na základě čl. 6 odst. 1 písm. c) a podle čl. 9 odst. 2 písm. g) Obecného nařízení o ochraně osobních údajů. Údaje je povinen zpracovávat na základě nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 1304/2013 ze dne 17. prosince 2013 o Evropském sociálním fondu a o zrušení nařízení Rady (ES) č. 1081/2006, zejména jeho příloh I a II.

Řídicí orgán OPZ pověřuje příjemce podpory z OPZ, jakožto zpracovatele, ke zpracování osobních údajů včetně zvláštní kategorie osobních údajů (dále jen „osobní údaje“) osob podpořených v projektu za účelem prokázání řádného a efektivního nakládání s prostředky ESF, které byly na realizaci projektu poskytnuty z OPZ právním aktem o poskytnutí podpory.

Rozsah zpracování osobních údajů účastníků projektu a jejich ochrana jsou konkrétně vymezeny v kapitole 18 Obecné části pravidel pro žadatele a příjemce v rámci OPZ.

Jednotliví příjemci podpory z OPZ jsou oprávněni zpracovávat osobní údaje po dobu deseti let od ukončení realizace jejich projektu (resp. finančního ukončení jejich projektu). Řídicí orgán OPZ údaje zpracovává do okamžiku, kdy bude trvat jeho závazek zajištění dostupnosti dokladů o provádění programu dle čl. 140 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 1303/2013 ze dne 17. 12. 2013, o společných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu, Fondu soudržnosti, Evropském zemědělském fondu pro rozvoj venkova a Evropském námořním a rybářském fondu, o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu, Fondu soudržnosti a Evropském námořním a rybářském fondu a o zrušení nařízení Rady (ES) č. 1083/2006. Nicméně lhůta navázaná na tzv. uzavírání účtů programu může být přerušena v případě jakéhokoli právního řízení či na základě žádosti Evropské komise. Řídicí orgán OPZ plánuje zajistit výmaz údajů do deseti let od ukončení implementace OPZ.

Příjemce podpory je povinen uzavřít smlouvu podle čl. 28 odst. 4 Obecného nařízení o ochraně osobních údajů s partnerem nebo s dodavatelem, pokud taková osoba má v souvislosti s realizací projektu zpracovávat osobní údaje podpořených osob. Stejnou povinnost má partner vůči svému dodavateli, který by případně byl zapojený do zpracování osobních údajů. Smlouvy uzavírané podle čl. 28 odst. 4 Obecného nařízení o ochraně osobních údajů s partnerem, resp. s dodavatelem, musí upravovat podmínky zpracování osobních údajů stejně jako podmínky stanovené v pověření příjemce podpory z OPZ v Obecné části pravidel pro žadatele a příjemce v rámci OPZ.

Zpracování osobních údajů osob, které jsou uvedené v datech projektu obsažených v MS2014+

Řídicí orgán OPZ zpracovává zejména jména a kontaktní údaje statutárních zástupců žadatelů o podporu z OPZ / příjemců podpory z OPZ, nebo subjektů v roli partnera projektu, nebo o jména a kontaktní údaje osob v roli „kontaktní osoby projektu“. Zpracování těchto údajů je nezbytné pro splnění úkolu prováděného při výkonu veřejné moci (viz čl. 6 odst. 1 písm. e) Obecného nařízení o ochraně osobních údajů).

Zpracování osobních údajů hodnotitelů žádostí o podporu a dalších osob, které se přihlásily jako zájemci o zařazení do databáze hodnotitelů OPZ

Řídicí orgán OPZ zpracovává zejména jména a kontaktní údaje hodnotitelů žádostí o podporu (příp. dalších osob, které se přihlásily jako zájemci o zařazení do databáze hodnotitelů OPZ, nicméně nebyly do databáze hodnotitelů dosud zařazeny). Zpracování těchto údajů je nezbytné pro splnění úkolu prováděného při výkonu veřejné moci (viz čl. 6 odst. 1 písm. e) Obecného nařízení o ochraně osobních údajů).

Zpracování osobních údajů kontaktních osob zadavatelů zakázek, které jsou spolufinancovány z projektů OPZ

Řídicí orgán OPZ zpracovává jména kontaktních osob zadavatele, jejich telefonní čísla a e-mailové adresy. Dle kapitoly 20 Obecné části pravidel pro žadatele a příjemce v rámci OPZ musí být výzvy k podání nabídek do výběrových řízení na vymezené zakázky, které jsou spolufinancovány z projektů podpořených z OPZ, uveřejňovány na portálu www.esfcr.cz, a to za účelem zajištění transparentní veřejné soutěže. Zpracování osobních údajů kontaktních osob je nezbytné pro splnění úkolu prováděného při výkonu veřejné moci (viz čl. 6 odst. 1 písm. e) Obecného nařízení o ochraně osobních údajů).

Zpracování osobních údajů kontaktních osob pro akce realizované v rámci projektů podpořených z OPZ

Řídicí orgán OPZ zpracovává jména kontaktních osob pro akce projektů podpořených z OPZ, které jsou určeny veřejnosti (semináře, workshopy, konference, vzdělávací aktivity, rekvalifikace, poradenské služby apod.). Tyto údaje jsou na portálu OPZ za účelem poskytování informací a sdělení veřejnosti o aktivitách, které jsou realizovány s podporou Evropského sociálního fondu a do kterých se může kdokoli z cílové skupiny účastníků dané akce zapojit. Identifikace kontaktní osoby pro příslušnou akci projektu je nezbytnou podmínkou pro zprostředkování kontaktu mezi realizátorem akce a potenciálními účastníky této akce z řad veřejnost, tj. zpracování těchto osobních údajů je nezbytné pro splnění úkolu prováděného při výkonu veřejné moci (viz čl. 6 odst. 1 písm. e) Obecného nařízení o ochraně osobních údajů).

Zpracování osobních údajů osob jednajících za realizátory projektů podpořených z OPZ ve věci licenčních či podlicenčních smluv v rámci Databáze produktů

Řídicí orgán OPZ zpracovává jména osob jednajících za realizátory projektů podpořených z OPZ ve věci licenčních či podlicenčních smluv v rámci Databáze produktů. Tyto smlouvy uzavírá Řídicí orgán OPZ za účelem seznámení veřejnosti s produkty projektů podpořených z OPZ a zejména za účelem dalšího využití těchto produktů. Díky těmto smlouvám Řídicímu orgánu OPZ vzniká oprávnění k šíření daného produktu. Ve smlouvách jsou obsaženy osobní údaje osob oprávněných jednat za subjekt, který Řídicímu orgánu OPZ poskytuje licenci, resp. podlicenci k šíření daného produktu vzniklého díky realizaci projektu podpořeného z OPZ. Zpracování těchto osobních údajů je nezbytné pro splnění úkolu prováděného při výkonu veřejné moci (viz čl. 6 odst. 1 písm. e) Obecného nařízení o ochraně osobních údajů).

Zpracování osobních údajů registrovaných uživatelů portálu OPZ a účastníků akcí Řídicího orgánu OPZ

Řídicí orgán OPZ zpracovává jména osob, které se zaregistrovaly jako uživatelé portálu OPZ (www.esfcr.cz), aby mohly provádět vymezené úkony prováděné na tomto portálu (přihlášení účastníků na akce pořádané Řídicím orgánem OPZ, editace údajů týkajících se akcí projektu podpořeného z OPZ, vkládání výběrových řízení na vymezené zakázky apod.). Dále Řídicí orgán OPZ zpracovává záznamy o účastnících akcí, které byly v rámci provádění OPZ realizovány z jeho úrovně (např. semináře či konference). Zpracování těchto osobních údajů je nezbytné pro splnění úkolu prováděného při výkonu veřejné moci (viz čl. 6 odst. 1 písm. e) Obecného nařízení o ochraně osobních údajů).