Operační program: Operační program Zaměstnanost

Číslo zakázky: 12929

Název zakázky: Procesní audit, optimalizace a implementace procesního řízení MěÚ Černošice

Druh zakázky: Služba

Datum vyhlášení výzvy k podání nabídek: 26. 8. 2019

Související projekt/y:

• CZ.03.4.74/0.0/0.0/17_080/0010044
  Otevřené město Černošice
  příjemce: MĚSTO ČERNOŠICE
  

Název/obchodní firma zadavatele: Město Černošice

Sídlo zadavatele: Riegrova 1209, 252 28 Černošice

• Jméno: Filip Kořínek
• Telefon: +420221982524
• E-mail: filip.korinek@mestocernosice.cz

IČ zadavatele: 00241121

DIČ zadavatele: CZ00241121

• Jméno: Michal Greguška
• Telefon: +420221982366
• E-mail: michal.greguska@mestocernosice.cz

Lhůta pro podání nabídek: 12. 9. 2019 10:00

Místo pro podání nabídek:
Nabídka bude doručena elektronicky prostřednictvím elektronického nástroje - https://cernosice.profilzadavatele-vz.cz/profile_cent_2586.html. Pro posouzení včasnosti podání nabídky je rozhodná včasnost podání nabídky prostřednictvím elektronického nástroje CENT. Pro dotazy nebo při problémech s používáním elektronického nástroje kontaktujte info@profilzadavatele-vz.cz nebo hotline: +420 583 550 086. Manuály elektronického nástroje: http://cent.osigeno.cz/text/pg/manualy

Popis (specifikace) předmětu zakázky:

Předmětem veřejné zakázky je realizace procesního auditu a optimalizace a implementace procesního řízení v prostředí MěÚ Černošice.

Specifikace předmětu plnění:

Řízení procesů je shledáváno jako jedna z problematických oblastí chodu MěÚ. Identifikace vnitřních procesů je nedostačující, především těch, které jsou výstupem kooperace několika odborů, tj. jejich jednotlivé fáze prostupují více odbory či úseky. Některé procesy tak nefungují optimálně (jsou neefektivní, duplicitní, časově či personálně nesouladné, selhávají, vyvolávají konflikty aj.), mimo jiné pro nedostatek informací (povědomí) o nutnosti sdílení procesu s dalšími pracovními místy, pro komunikační bariéru, nebo pro nejasnou specifikaci pracovních pozic/odborů, kterých se proces (plnění úkolů v jeho rámci) týká. Podrobně je popis stávající situace žadatele popsán v příloze ZD č. 6 – Analýza současného stavu, jenž je samostatnou přílohou zadávací dokumentace.

Cílem této aktivity je zefektivnění činností, standardizace procesů a profesionalizace chodu MěÚ, a to prostřednictvím následujících aktivit (předmět plnění veřejné zakázky):

1. Zpracování procesní analýzy a návrh optimalizace procesního řízení

Analýza bude spočívat ve vytvoření mapy všech procesů v organizaci dle stávající situace (příloha ZD č. 7 – Organizační řád), s následným detailnějším rozpracováním 6 nejproblematičtějších procesů:

• oběh písemností (spisová služba)
• veřejné zakázky
• evidence majetku
• projektové řízení
• řízení a kontrola hospodaření příspěvkových organizací
• udělování grantů města

Úvodní fáze řešení bude zahrnovat komplexní analýzu všech procesů na úřadě, především:

• popsání všech procesů a jejich rozpad na dílčí aktivity
• zpracování procesních map (znázornění počtu osob v jednotlivých fázích procesu a jejich úkoly a kompetence)
• identifikaci a analýzu procesů napříč všemi odbory, odděleními, úseky a zaměstnanci, a to nejenom ve vztahu vzájemném, ale i ve vztahu k vnitřním předpisům (směrnicím)

Výstupem této fáze budou procesní mapy všech procesů s uvedením klíčových uzlů. Výstupy auditu budou předloženy v otevřeném datovém formátu, který umožní jeho další využití podle podmínek uvedených v části 2 a zároveň jeho praktické využití úřadem, resp. editaci v budoucnosti nad rámec doby realizace zakázky.

Hlavní fáze řešení se dále zaměří na 6 nejproblematičtějších procesů a bude detailně rozpracovávat:

• identifikaci slabých míst, kolizí v rámci jednotlivých procesů a opatření k nápravě
• analýzu procesů a pracovních pozic včetně definování odpovědnosti
• nastavení klíčových ukazatelů výkonnosti a metodiky hodnocení
• nadefinování SW rozhraní
• návrh optimalizace procesů, odstranění duplicit a redesign procesů
• návrh plánu implementace v postupných zvládnutelných krocích

Výstupem bude finální materiál (v tištěné i elektronické podobě) s analýzou výše uvedených procesů, s návrhem konkrétních nápravných opatření pro optimalizaci procesního řízení v 6 procesech a plánem jejich implementace, který bude podkladem pro následné vytvoření kompetenčního modelu v organizaci a implementaci opatření. Výstupy budou zpracovány ve formě vývojového diagramu a popisné tabulky pro každou činnost.

2. Implementace opatření a SW rozhraní

Implementace principů procesního řízení do praxe MěÚ bude vycházet ze zpracované procesní analýzy a z návrhu nápravných opatření pro 6 nejproblematičtějších procesů, a to včetně ověření funkčnosti nově nastavených procesů a vytvoření kompetenčních modelů. Součástí této aktivity je transformace zkoumaných procesů do SW rozhraní, které bude nástrojem implementace procesního řízení v prostředí MěÚ.

Implementace speciálního SW spočívá v dodání, instalaci, zavedení a zprovoznění speciálního SW pro procesní řízení, který umožní tvořit přehledné procesní mapy a dle potřeby v nich zobrazovat atributy popisující jednotlivé procesy a kompetenční modely (náplně prací zaměstnanců s vazbami na vzdělávání, kvalifikaci, legislativu, potřebný SW, pracovní pomůcky atd.). Tento SW umožní vytvářet a analyzovat provázanost jednotlivých procesů a vazeb, měřit výkonnost procesů, modelovat situace změn, kontrolu a zpětnou vazbu.

Požadován je klientský přístup pro min. 15 uživatelů a zřízení alespoň 3 administrátorských účtů. Kapacitně musí být program dimenzován min. pro 250 funkčních míst, přístup k výstupům musí být umožněn všem zaměstnancům úřadu.

Klientská část musí být kompatibilní s operačním systémem MS Windows 10 (případně MS Windows 8, 7) a vyhovovat nárokům na běžný kancelářský počítač (4 GB RAM). Data nesmí být umístěna lokálně na pracovních stanicích, ale na serverové technologii. Klientská část nesmí být závislá na verzi kancelářského software (např. MS Office) ani na verzi prohlížeče. Serverová část musí být kompatibilní se systémem Linux (SLES, SLACKWARE), event. Microfocus OES, případně MS Windows server 2012. Databáze by měla být kompatibilní s databázovým systémem ORACLE nebo FIREBIRD, kterými zadavatel disponuje. Autentizace může být řešena standardními prostředky, vč. LDAP a eDirectory. Zadavatel nedisponuje systémem MS Active Directory ani databázovým systémem MS SQL. Počet klientských licencí CAL pro systémy MS Windows server je omezen. Uživatelské prostředí aplikace musí být v českém jazyce.

Výstupem bude zapsání 6 nově nastavených procesů a kompetenčních modelů ve speciálně vytvořeném SW, včetně odpovídající příručky pro uživatele.

3. Školení a další poradenství

Plnění této aktivity je úzce provázáno s předcházejícími procesy. Součástí této aktivity je poskytnutí metodické podpory procesnímu manažerovi MěÚ pro možnou aplikaci procesního řízení v návazných procesech v organizaci. Součástí plnění bude i zaškolení dalších uživatelů SW nástroje (kapacitně dle požadavků definovaných v části 2), včetně souvisejících konzultací a poradenství během implementace SW řešení. Závěrem je součástí plnění prezentace komplexních výsledků (výstupů) vedení města a zaměstnancům úřadu.

Předpokládaná hodnota zakázky v Kč: 734400,00 bez DPH

Lhůta dodání / časový harmonogram plnění /doba trvání zakázky:
Předpokládaný termín začátku plnění: od účinnosti smlouvy. Zadavatel požaduje, aby plnění veřejné zakázky bylo řádně ukončeno do 31.12.2020. Veškeré činnosti se řídí Harmonogramem realizace veřejné zakázky (příloha ZD č. 8).

Místo dodání / převzetí plnění:
Městský úřad Černošice, Riegrova 1209, 252 28 Černošice* a Městský úřad Černošice, Podskalská 19, 120 00 Praha 2. *Upozorňujeme, že během realizace díla se předpokládá změna sídla zadavatele na adresu Karlštejnská 259, 252 28 Černošice.

Pravidla pro hodnocení nabídek:

Výběr uchazeče, se kterým bude uzavřena smlouva, se uskuteční při posouzení dílčího hodnotícího kritéria nabídkové ceny a dílčího hodnotícího kritéria kvality nabízeného předmětu plnění. Hodnotící kritérium nabídkové ceny má váhu 60 %. Hodnotící kritérium kvality nabízeného předmětu plnění má váhu 40 %.

1. Předmětem hodnocení dílčího hodnotícího kritéria nabídkové ceny bude celková nabídková cena, kterou uchazeč uvede v českých korunách bez DPH, přičemž nabídka s nejnižší celkovou nabídkovou cenou získá ohodnocení 100 bodů, ostatní nabídky získají bodové ohodnocení dle vzorce (se zaokrouhlením na dvě desetinná místa):

počet bodů kritéria ceny = (nejnižší nabídková cena / nabídková cena hodnocené nabídky) x 100

2. Nabídková cena musí být stanovena jako nejvýše přípustná, není možné ji překročit.
3. Nabídková cena musí zahrnovat veškeré náklady uchazeče nutné pro kvalitní splnění předmětu veřejné zakázky.
4. Předmětem hodnocení dílčího hodnotícího kritéria kvality nabízeného předmětu plnění bude úroveň uchazečem zpracovaného dokumentu „Návrh řešení veřejné zakázky – podrobný popis metodiky plnění a metody realizace zakázky“ (příloha č. 1 smlouvy o dílo). Zadavatel bude hodnotit řešení nabízené uchazečem, a to z následujících hledisek:

• vhodnost a kvalita navrhovaných metod realizace zakázky (zda navržené postupy a procesy jsou zvoleny adekvátně ve vztahu k předmětu zakázky, tedy zda navržené postupy na sebe logicky navazují, jsou popsány výstižně a dostatečně detailně a povedou k řádnému splnění zakázky u každé z aktivit zakázky); lépe budou hodnoceny takové nabídky, které zajistí analýzu a optimalizaci většího množství procesů úřadu v jejich kontextu a souvislostech a budou využívat metody umožňující detailnější a konkrétnější rozbor jednotlivých problémů (např. řízené rozhovory, soulad s legislativou atd.); lépe budou rovněž hodnoceny nabídky, které navrhnou metody umožňující snadné šíření výsledků mezi jednotlivé zaměstnance úřadu; naopak hůře budou hodnoceny nabídky, které zadavateli nabídnou pouze administrativní zhodnocení zjištěného stavu nebo budou mít pouze minimální přidanou hodnotu (půjde o přepis požadavek zadavatele ze zadávacích podmínek)
• zohlednění specifik předmětu plnění zakázky a zadavatele jako městského úřadu ORP (zda uchazeč v rámci řešení zakázky zohledňuje personální, finanční, organizační a funkční podmínky zadavatele, resp. zda navrhované procesy a řešení mají vazbu na konkrétní procesy prováděné úřadem); lépe budou hodnoceny takové nabídky, které zohlední specifika zadavatele oproti jiným správním orgánům obdobného charakteru; hůře naopak budou hodnoceny takové nabídky, které zadavateli poskytnou pouze obecné návody a řešení bez vazby na konkrétní potřeby a situaci zadavatele

5. Uchazečem zpracovaný dokument pro účely hodnocení dle tohoto kritéria musí být zpracován v celkovém rozsahu nepřekračujícím 15 normostran (každá strana o max. počtu 1800 znaků včetně mezer a poznámek pod čarou, velikost písma nejméně 11). Hodnotící komise nebude při hodnocení nabídek přihlížet ke zpracování nad tento rozsah.
6. Pro hodnocení nabídek dle dílčího hodnocení kritéria kvality sestaví hodnotící komise pořadí nabídek od nejvhodnější k nejméně vhodné a přiřadí nejvhodnější nabídce maximum možných bodů (100) a každé následující nabídce přiřadí takové bodové ohodnocení, které vyjadřuje míru splnění dílčího hodnotícího kritéria kvality ve vztahu k nejvhodnější nabídce. Hodnotící komise náležitě odůvodní, proč bylo nejvhodnější nabídce uděleno nejvíce bodů a v čem spatřuje, že jsou ostatní nabídky méně vhodné.
7. Následně hodnotící komise přidělí každé nabídce celkový počet bodů podle následujícího vzorce:

celkový počet bodů = (počet bodů, které hodnocená nabídka získala v kritériu ceny x 0,6) + (počet bodů, které hodnocená nabídka získala v kritériu kvality x 0,4)

8. Výsledné součty rozhodnou o konečném pořadí hodnocených nabídek – nabídka s nejvyšším součtem bodů je vítězná.
9. Nabídky se stejným počtem bodů budou seřazeny podle výše nabídkové ceny, kdy se nejprve umístí nabídky s nižší nabídkovou cenou a za nimi nabídky s vyšší nabídkovou cenou.

Požadavky na prokázání kvalifikace dodavatele:

Základní způsobilost dodavatel prokáže předložením čestného prohlášení (Příloha ZD č. 4), v němž uvede, že:

1. nebyl v zemi svého sídla v posledních 5 letech před zahájením výběrového řízení pravomocně odsouzen pro trestný čin uvedený v příloze č. 3 k zákonu č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, v platném znění nebo obdobný trestný čin podle právního řádu země sídla dodavatele,
2. nemá v České republice nebo v zemi svého sídla v evidenci daní zachycen splatný daňový nedoplatek,
3. nemá v České republice nebo v zemi svého sídla splatný nedoplatek na pojistném nebo na penále na veřejné zdravotní pojištění,
4. nemá v České republice nebo v zemi svého sídla splatný nedoplatek na pojistném nebo na penále na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti,
5. není v likvidaci, nebylo proti němu vydáno rozhodnutí o úpadku, nebyla vůči němu nařízena nucená správa nebo není v obdobné situaci podle právního řádu země sídla dodavatele.

Je-li dodavatelem právnická osoba, musí podmínky dle bodů a) až e) splňovat tato právnická osoba a zároveň každý člen statutárního orgánu.

Profesní způsobilost dodavatel prokáže:

1. výpisem z obchodního rejstříku nebo jiné podobné evidence, je-li v ní zapsán, nikoli starší 3 měsíců ode dne vyhlášení výběrového řízení
2. kopií oprávnění k podnikání, zejm. živnostenským listem v rozsahu odpovídajícím předmětu veřejné zakázky

Pro prokázání kvalifikačních předpokladů postačí předložení dokumentů v jejich prosté kopii (resp. jejím pdf obrazu).

Technickou kvalifikaci dodavatel prokáže (Příloha ZD č. 5):

1. předložením profesní kvalifikace formou profesních životopisů pracovníků dodavatele (min. 3členný realizační tým), kteří budou zakázku realizovat; u členů realizačního týmu, kteří budou realizovat analýzy a implementace, požadujeme min. 3 roky praxe v oblasti procesního řízení
2. předložením seznamu min. 3 zakázek s referenčními listy u plnění zakázek obdobného charakteru v období 5 let před obdržením výzvy v rozsahu min. 400.000,- bez DPH za každou zakázku; v referenčním listu musí být uveden stručný popis zakázky, rozsah a cena zakázky a doba realizace zakázky; obdobnými zakázkami má zadavatel na mysli služby poskytnuté dodavatelem v oblasti procesního řízení a tvorby procesních modelů pro městský úřad, magistrát nebo krajský úřad

Seznam služeb může dodavatel zpracovat podle předlohy, jež tvoří přílohu ZD č. 5. Pokud dodavatel použije jinou předlohu, než zadavatelem předepsanou, potom dodavatelem předložený seznam služeb musí obsahovat všechny údaje, které zadavatel v příloze ZD č. 5 vymezil.

Podmínky a požadavky na zpracování nabídky:

Zadavatel doporučuje podat nabídku v následujícím členění:

1. Krycí list nabídky (Příloha ZD č. 2)

• Název veřejné zakázky
• Identifikační údaje o dodavateli (jméno a příjmení/název, popř. obchodní firma; adresa bydliště nebo podnikání/sídlo; IČ, bylo-li přiděleno; kontaktní osoba, e-mail, telefon; pro dodavatele, který je právnickou osobou – jméno statutárního orgánu nebo členů statutárního orgánu; pro dodavatele, který je zastoupen – musí být součástí nabídky originál nebo ověřená kopie oprávnění pro tuto jinou fyzickou osobu s jednoznačně vymezeným rozsahem jednání)
• Nabídková cena

2. Čestné prohlášení o splnění základní způsobilosti (Příloha ZD č. 4)
3. Doklady prokazující splnění profesní způsobilosti
4. Doklady prokazující splnění technické kvalifikace (Příloha ZD č. 5)
5. Seznam poddodavatelů/prohlášení (Příloha ZD č. 3)
6. Podrobné zpracování nabídkové ceny
7. Popis nabízeného předmětu plnění
8. Podepsaný návrh smlouvy o dílo (Příloha ZD č. 1) osobou oprávněnou jednat za nebo jménem dodavatele včetně příloh uvedených ve smlouvě

Požadavek na způsob zpracování nabídkové ceny:

Nabídková cena bez DPH nesmí přesáhnout předpokládanou hodnotu veřejné zakázky uvedenou v této zadávací dokumentaci. Všichni dodavatelé, kteří podají nabídku s vyšší nabídkovou cenou, budou ze zadávacího řízení vyloučeni.

Cena bude uvedena částkou za zpracování jednotlivých částí a celou částkou za kompletní provedení veřejné zakázky v českých korunách v předepsané struktuře:

• částka bez DPH
• částka odpovídající výši DPH
• částka včetně DPH

Požadavek na písemnou formu nabídky:
Nabídka bude zpracována písemně v českém jazyce.Dodavatel vyhotoví nabídku v jednom vyhotovení. Zadavatel požaduje, aby dokumenty v digitální formě byly uvedeny včetně podpisů, pro splnění této podmínky plně postačuje scan podepsaného dokumentu, který je součástí nabídky - není nutné opatřovat uznávaným elektronickým podpisem. Všechny listy nabídky (včetně všech příloh) zadavatel doporučuje očíslovat průběžnou číselnou řadou začínající číslem 1. Výjimka z doporučení číslovat listy se vztahuje pouze na úřední doklady, resp. jejich úředně ověřené kopie, doporučujeme však v nabídce uvést odkaz na jejich počet a název (např. v obsahu nabídky).Nabídka bude podepsána osobou oprávněnou jednat jménem či za dodavatele; v případě jednání za zadavatele na základě plné moci, musí být originál či úředně ověřená kopie plné moci přiložena k nabídce.Nabídka nesmí obsahovat přepisy a opravy, které by mohly zadavatele uvést v omyl.

Požadavek na uvedení kontaktní osoby dodavatele:
Dodavatel ve své nabídce uvede kontaktní osobu ve věci zakázky, její telefon a e-mailovou adresu.

Požadavek na jednu nabídku:
Každý dodavatel může podat pouze jednu nabídku. Pokud dodavatel podá více nabídek samostatně nebo společně s dalšími dodavateli, vyloučí zadavatel všechny tyto nabídky. Dodavatel musí předložit nabídku na celý rozsah plnění veřejné zakázky.

Vysvětlení zadávacích podmínek:
Dodavatel je oprávněn po zadavateli požadovat vysvětlení zadávacích podmínek (odpovědi na dotaz). Písemná žádost musí být zadavateli doručena nejpozději 4 pracovní dny před uplynutím lhůty pro podání nabídek na e-mail podatelna@mestocernosice.cz nebo do datové schránky zadavatele u46bwy4 nebo prostřednictvím elektronického nástroje.

Další požadavky na zpracování nabídky:

Varianty nabídky nejsou připuštěny.

Všechny náklady související s přípravou a podáním nabídky hradí výhradně dodavatel. Zadavatel nenese odpovědnost za žádné náklady jakéhokoli druhu, které dodavatel v souvislosti s účastí v zadávacím řízení vynaloží.

Zadavatel si vyhrazuje právo zrušit výběrové řízení dle pravidel OPZ.

Nabídka je pro dodavatele závazná nejméně po dobu 60 kalendářních dnů od ukončení lhůty pro podání nabídek (zadávací lhůta analogicky s § 40 ZZVZ).

Požadavky na specifikaci případných poddodavatelů: Seznam poddodavatelů, pokud bude dodavatel poddodavatele pro plnění části zakázky využívat. V tomto seznamu budou uvedeny názvy, sídla a IČ poddodavatelů, činnosti, které budou při realizaci provádět a informaci o tom, zda bude prostřednictvím poddodavatele prokazována některá část kvalifikace. Prostřednictvím poddodavatele nelze prokázat splnění kvalifikace profesní způsobilosti.

Obchodní a platební podmínky požadované zadavatelem jsou vyjádřeny ve formě úplného textu návrhu smlouvy, který předkládá zadavatel jako součást této výzvy. Tento návrh je pro dodavatele závazný. Dodavatel jej doplní pouze na místech výslovně označených zadavatelem. Dodavatelem doplněný a podepsaný (osobou, která je oprávněna jménem nebo za dodavatele jednat) návrh smlouvy musí být součástí nabídky. Podáním nabídky dodavatel vyjadřuje souhlas s textem smlouvy.

Zadávací řízení se řídí:
Obecnou částí pravidel pro žadatele a příjemce v rámci Operačního programu Zaměstnanost (vydání č. 10), na toto zadávací řízení se neaplikují ustanovení zákona č. 134/2016 Sb., o zadávaní veřejných zakázek.

Soubory ke stažení:

• P1 ZD Smlouva o dílo final_komentMF_MG_revŘO_FINAL.docx (21. 8. 2019 12:34)
• P2_ZD_Kryci_list_nabidky_procesni_rizeni.doc (21. 8. 2019 12:37)
• P3_ZD_Seznam_poddodavatelu_procesni_rizeni.doc (21. 8. 2019 12:37)
• P4_ZD_Cestne_prohlaseni_zakladni_zpusobilost.docx (21. 8. 2019 12:37)
• P5_ZD_Splneni_technicke_kvalifikace.doc (21. 8. 2019 12:37)
• P6_ZD_Analýza současného stavu strategického řízení a fungování Města Černošice_Redigováno.pdf (21. 8. 2019 12:37)
• P7_ZD_Organizacni_rad_verze_8.0.pdf (21. 8. 2019 12:37)
• P8_ZD_Harmonogram_realizace.xlsx (21. 8. 2019 12:37)
• Výzva k podání nabídek_podpis.pdf (21. 8. 2019 14:53)
• 20190902_vysvetleni_zadavacich_podminek_esfcr.pdf (23. 9. 2019 11:59)
• 20190912_rozhodnuti_vylouceni_procesni_rizeni_001.pdf (26. 9. 2019 10:30)
• 20190926_oznameni_vyber_dodavatele_procesnI_rizeni.pdf (26. 9. 2019 10:30)
• Výsledek výzvy k podání nabídek - oznámení o podpisu smlouvy s dodavatelem.doc (20. 11. 2019 16:28)

Způsob ukončení zadávacího řízení: Vybrán dodavatel

Skutečná cena zakázky v Kč (bez DPH): 714000.00

• Identifikační údaje dodavatele (název, sídlo, IČ): KPMG Česká republika, s.r.o., Pobřežní 648/1a, PSČ 186 00, IČ 00553115

  Datum podpisu smlouvy: 20. 11. 2019

Datum ukončení: 20. 11. 2019